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  • Jenna Falcy

Les documents indispensables pour une activité d'assistante virtuelle

Devenir assistante virtuelle est un projet qui vous offre la liberté et la flexibilité de travailler à votre compte. Cependant, comme toute activité indépendante, il est important de vous doter des documents administratifs nécessaires pour assurer la conformité et la protection de votre activité. Voici une liste (non-exhaustive) des documents indispensables :


Modèle de facture


La facture est un document essentiel qui formalise votre prestation de services et permet à votre client de régler vos honoraires. Elle doit mentionner les informations suivantes :

  • Vos coordonnées et celles de votre client

  • La date et le numéro de facture

  • La description détaillée des services fournis

  • Le prix unitaire et la quantité de chaque service

  • Le montant total hors TVA

  • Le taux de TVA applicable

  • Le montant total TTC

  • Le mode de paiement et les délais de paiement


Devis


Le devis est un document informatif que vous proposez à votre client(e) potentiel(le) afin de détailler les services que vous allez effectuer et leur coût. Il doit être clair, précis et transparent. Le devis doit comporter les mêmes informations que la facture.


Décompte d'heures


Le décompte d'heures est un document optionnel, mais il peut être utile pour certain(e)s client(e)s, notamment ceux(lles) que vous facturez à l'heure. Il permet de retracer le temps passé sur chaque tâche ou projet, et ainsi de justifier le montant de votre facture. Le décompte d'heures doit mentionner la date, la description de la tâche, le temps passé et le tarif horaire.


Contrat client


Les contrat définit les règles du jeu entre vous et vos client(e)s. Il doit être rédigé par un avocat pour garantir sa conformité à la loi et protéger vos intérêts. Il doit couvrire plusieurs aspects de vos collaborations :


  • Engagement des parties : Clarifiez les attentes des deux parties pour éviter les malentendus.

  • Confidentialité et protection des données : Assurez la protection des informations sensibles de vos clients.

  • Durée et résiliation : Encadrez la fin de la collaboration de manière claire et amicale.

  • Limitation de responsabilité : Protégez-vous en cas d'erreur ou de perte découlant de vos services.


Se doter des documents administratifs et juridiques nécessaires est une étape essentielle pour lancer votre activité d'assistante virtuelle en toute sérénité. 


Le Starter Kit offre un ensemble de documents complet dont un modèle de contrat client (Word) vérifié par Me. Redzepi (www.redzepi-avocats.ch), un modèle de facture (Excel), un modèle de devis (Excel), un fichier de décompte d’heures (Excel) et six modèles d’e-mails (Word).


Ne laissez pas l’incertitude mettre en péril votre activité d’assistante virtuelle. Investissez dans le Starter Kit et offrez-vous la tranquillité d’esprit dont vous avez besoin.



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