Engager un(e) assistant(e) virtuel(le) n’est pas une chose à prendre à la légère.
Comme pour un futur collaborateur, lorsque vous êtes à la recherche d’un(e) assistant(e) virtuel(le), vous devez vous entretenir avec plusieurs candidat(e)s, sélectionner celui ou celle qui répondra au mieux à vos attentes et bien évidemment le/la former.
Déléguer des tâches peut vous aider à éviter l'épuisement professionnel et à vous concentrer sur les domaines dans lesquels vous êtes le plus brillant. Arrêtez de faire des choses fastidieuses et commencez plutôt à appliquer des stratégies de gestion qui aideront votre entreprise à se développer.
La sous-traitance peut vous faire peur, car les changements ne sont jamais faciles. Vous vous dîtes que vous prenez un risque, mais en réalité vous faîtes preuve d'intelligence dans votre démarche. C’est pourquoi j’ai créé une page conseil pour vous aider et vous préparer avant d'embaucher un(e) assistant(e) virtuel(le).
Déterminez les tâches et créez un système
Les assistant(e)s virtuel(le)s peuvent alléger votre charge de travail et augmenter votre productivité.
Avant d'engager quelqu'un, écrivez tout ce que vous faîtes dans votre entreprise et listez vos tâches répétitives et fastidieuses.
Cette liste vous donnera un aperçu des tâches que vous pouvez déléguer et de celles qui requièrent le plus votre attention.
Après avoir créé la liste des tâches que vous êtes prêt à déléguer à votre assistant(e) virtuel(le), créez un ou plusieurs protocole(s) de travail, avec des instructions claires que votre assistant(e) virtuel(le) pourra suivre.
Créez des modules de formation pour votre future assistant(e) virtuel(le) et intégrez-les aux applications que vous utilisez. Ainsi, votre assistant(e) virtuel(le) saura comment vous voulez qu'il/elle exécute les tâches qui lui sont confié(e)s.
Par exemple, vous pouvez utiliser des systèmes tels que Trello, Asana, Wrike ou Monday pour créer une liste de tâches, des procédures d’utilisation de vos systèmes, y intégrer des fichiers utiles, etc. avant de partager les systèmes en question avec votre assistant(e).
Déterminez le nombre d’heures de travail et fixez votre budget
Une fois la liste des tâches établie, utilisez-la afin de déterminer le nombre d’heures de travail nécessaires pour les effectuer.
Il peut s’avérer complexe de déterminer exactement le nombre d’heures dès le début, mais il pourra être ajusté au fur et à mesure, selon le rythme de travail de votre assistant(e) virtuel(le) et l’évolution des tâches.
Les tarifs des assistant(e)s virtuel(le)s varient selon le pays et la région dans lesquels ils/elles se trouvent, mais aussi selon leur expérience et leurs spécialisations. Prenez ces éléments en compte lorsque vous déterminez le budget que vous êtes prêt à consacrer au travail de votre future assistant(e) virtuel(le).
Définissez également à quelle date et par quel moyen vous souhaitez payer votre assistant(e) virtuel(le) pour ses services.
Déterminez la durée d'engagement
Souhaitez-vous engager une assistant(e) virtuel(le) à court terme, à long terme, pour un projet, une durée déterminée ou indéterminée ?
Après avoir déterminé la durée d’engagement dont vous avez besoin, assurez-vous d’en informer le/la candidat(e). Cela l’aidera également à planifier son/sa propre activité et à s’assurer d’avoir suffisamment de temps à vous consacrer.
En outre, la plupart des assistant(e)s virtuel(le)s ont plusieurs clients. Donc, si vous avez besoin d’un service exclusif, n'oubliez pas d'en discuter avec il/elle afin de conclure les accords nécessaires.
Soyez réaliste et ne mettez pas la barre trop haute. Ne vous attendez pas à ce que des tâches qui vous prennent habituellement une semaine soient effectuées en un jour. Malgré l’appellation « virtuelles », les assistant(e)s restent humain(e)s. Soyez patient, il faudra peut-être plus de temps à votre assistant(e) virtuel(le) pour accomplir certaines tâches au début, car il/elle devra apprendre et s’habituer à utiliser vos systèmes, vos processus, etc.
Définissez un moyen de communication
Le choix d'un moyen de communication est très important pour les deux parties. Faîtes savoir à votre assistant(e) virtuel(le) à quel moment de la journée et par quel moyen vous préférez communiquer (par téléphone, par e-mail, via Whatsapp, via Slack, etc.).
Définissez également un moyen de partager des fichiers, comme DropBox ou Google Drive par exemple, ainsi qu’un moyen de communiquer ses tâches à votre assistant(e) virtuel(le) et de suivre leur avancement, grâce à des applications de gestion de projet telles que Trello, Asana ou encore Monday par exemple.