Les assistant(e)s virtuel(le)s sont qualifié(e)s et compétent(e)s, mais ils/elles ont besoin d'être formé(e)s aux spécificités de votre entreprise.
Si vous prenez le temps de former correctement votre assistant(e) virtuel(le), vous obtiendrez un excellent retour sur investissement. Vous augmenterez le potentiel de croissance de votre entreprise et vous disposerez de plus de temps et d'énergie qui vous permettront de vous concentrer sur les activités qui vous importent le plus.
Fixez des objectifs et des attentes
Dès le début, il est important de passer en revue certains sujets afin que vous et votre assistant(e) virtuel(le) soyez sur la même longueur d'onde et sachiez à quoi vous attendre.
Par exemple, le paiement : combien allez-vous payer ? quand ? et comment ? La communication : par quels moyens allez-vous communiquer et échanger ? par e-mail, par téléphone, via WhatsApp ou encore Slack ?
Il est également primordial de définir le(s) rôle(s) de chacun et vos attentes, ainsi que les délais d’exécution, en particulier dans le cadre de projets précis, mais aussi les disponibilités de chacun en fonction de vos agendas.
Enfin, créer du matériel de formation peut s’avérer très utile.
2. Donnez des instructions claires et planifiez les tâches à l'avance
Si vous définissez clairement ce que vous voulez dès le départ, votre assistant(e) virtuel(le) sera en mesure d'accomplir ses tâches plus rapidement et plus efficacement.
Une mauvaise communication ou un manque de clarté et de détails donnent souvent lieu à des malentendus ou des erreurs et in fine une perte de temps pour chacun de vous.
De nombreuses assistant(e)s virtuel(le)s ont d'autres clients et des emplois du temps chargés. Veillez donc à leur assigner des tâches à l'avance afin qu'elles puissent s’organiser et respecter vos délais.
3. Donnez un feedback et soyez patient(e)
Veillez à informer votre assistant(e) virtuel(le) de tout changement le plus tôt possible.
Les changements de dernière minute peuvent avoir un impact sur son travail et causer une perte de temps et d’argent autant pour il/elle que pour vous.
Si c'est la première fois que vous engagez un(e) assistant(e) virtuel(le), vous pouvez vous sentir dépassé(e) par les événements.
Rappelez-vous que vous que nous sommes tous humains, alors ne vous stressez pas si votre plan de formation n’est pas parfait. Vous apprendrez au fur et à mesure, tout en formant votre assistant(e) virtuel(le), ce qui ne sera que bénéfique pour votre collaboration.